5 tips para gestionar correctamente las videoconferencias

Las videoconferencias se han convertido en una herramienta indispensable en tiempos de confinamiento. La gestión adecuada de su uso genera mejores resultados y evita problemas de comunicación o de fatiga mental. Muchas cosas han llegado para quedarse.

En esta publicación te dejo 5 tips que te ayudarán a optimizar la gestión de tus videoconferencias.

¿Qué sectores utilizan más la videoconferencia?

Antes del inicio de la pandemia ya se utilizaban, aunque su uso más común se realizaba en entornos empresariales, institucionales, políticos y gubernamentales.  

En la formación y la educación ya se habían empezado a utilizar las videoconferencias para realizar cursos online, webinars, masterclass, etc. Ya estaban definidas las modalidades online y mixta (algunas clases online y otras presenciales). En la actualidad se está utilizando la modalidad híbrida, es decir, que se aprovecha el evento para impartir formación de forma presencial y online, de forma síncrona. Esta modalidad ofrece mucha flexibilidad, tanto para los centros, los docentes y el alumnado, así como también se utiliza en diferentes tipos de eventos: conferencias, congresos, debates, charlas, etc. 

No fue hasta el comienzo de los primeros confinamientos que las videoconferencias se empezaron a usar de forma más generalizada. Las asociaciones, grupos ideológicos, pequeñas y medianas empresas (incluso a nivel personal y social), comenzaron a utilizarlas y a demandar aplicaciones para realizarlas, haciendo que su uso aumentara. 

Los sectores que más utilizan la videoconferencia en la actualidad como herramienta comunicativa son los siguientes: el de formación y educación, el bancario, el sanitario, el judicial, el hotelero o turístico, y la administración pública. Dentro de los sectores en los que ya se desarrollaba, ha aumentado su uso mucho.

Las aplicaciones más utilizadas son Zoom, Google Meets, Hangouts, Jitsi Meets, Skype y Whatsapp, aunque existen muchas más.

5 tips para la gestión eficiente de la videoconferencia

  1. Selecciona la aplicación de videoconferencia y el plan que más se ajuste a tus necesidades. A la hora de seleccionar una plataforma o aplicación debes tener en cuenta tus necesidades, ya que muchas veces se puede utilizar un plan free o gratuito. Si la necesidad es mayor, se debe seleccionar el plan de pago que se ajuste mejor a tu realidad. 
  2. Mantén la videoconferencia bajo control. Programa con tiempo la videoconferencia, y ten en cuenta que lo mejor es añadir un password de acceso, para asegurar la privacidad del evento. También deberás conocer los ajustes para poder controlar la comunicación en la sala (o salas). Si hay muchos participantes en una reunión puedes asignar el rol de moderador para mantener un mayor orden. 
  3. Mira a la cámara cuando hables. De esta forma la comunicación será más directa. 
  4. Evita la “fatiga de Zoom”. Estudios recientes demuestran que las videoconferencias producen más cansancio y fatiga mental respecto a otros canales comunicativos digitales u offline. Deberás evitar verte constantemente en pantalla e intentar no fijarte demasiado en los participantes, ya que la autoevaluación constante puede ser estresante, así como el reconocimiento a la vez de tantas personas. El cerebro no para de recibir señales comunicativas que intenta descifrar (como el lenguaje no verbal), y ante un exceso de estas la mente se fatiga y se cansa más. El esfuerzo que realiza es mayor en un 15%. 
  5. Intenta mantener una comunicación motivadora. Mediante un lenguaje claro y conciso, y un buen uso del lenguaje no verbal, tú comunicación deberá mantener la atención de los participantes, y si la realizas sin mascarilla muestra tu mejor sonrisa. La empatía te ayudará a ser escuchado con más atención.

Como todo en esta vida, mientras más experiencia tengas en realizar, en participar u organizar videoconferencias, mejor será la experiencia y el resultado. La formación y la actualización en videoconferencias es hoy en día, en muchos casos, una necesidad.

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